Intégration Pennylane et HubSpot : connexion native ou API

Un deal est signé dans HubSpot. Il faut ensuite créer la facture dans Pennylane, recopier le client, les lignes de produits, les montants, la TVA. Quelques semaines plus tard, le commercial demande à la compta si le client a payé. Et le dirigeant ouvre deux outils pour savoir ce qui a été vendu, facturé et encaissé.

Cette double saisie coûte du temps, crée des erreurs et retarde la facturation. Bonne nouvelle : HubSpot et Pennylane se synchronisent, sans développement.

HubSpot dispose aussi de son propre outil de devis. Ce n’est pas le sujet ici : on parle des devis, factures et abonnements Pennylane, que l’on crée et suit sans quitter HubSpot.

Dans cet article, on voit concrètement ce que permet la connexion, ce qu’elle fait gagner, comment la mettre en place, et comment aller plus loin avec les API des deux outils quand vos besoins sortent du cadre standard.

Peut-on connecter HubSpot et Pennylane ?

Oui. Pennylane propose une intégration native avec HubSpot, qui repose aujourd’hui sur son propre connecteur, Pennylane Connect (centre d’aide Pennylane). Pas besoin de développeur ni d’outil tiers comme Zapier ou Make pour le fonctionnement de base.

Deux conditions à connaître avant de commencer :

• Côté Pennylane, l’intégration est disponible à partir de l’abonnement Essentiel.
• Côté HubSpot, la personne qui connecte les outils doit être super administratrice du compte, ou avoir l’accès à la marketplace des applications.

La répartition des rôles est simple : HubSpot reste l’outil des équipes commerciales (contacts, entreprises, transactions), Pennylane celui de la facturation et de la comptabilité. La synchronisation fait circuler l’information entre les deux.

À noter : beaucoup d’articles sur le sujet décrivent encore une installation via Billy, l’ancien partenaire d’intégration de Pennylane. Ce n’est plus le cas, la procédure a changé.

Ce que la synchronisation HubSpot Pennylane permet concrètement

La connexion fonctionne dans les deux sens : HubSpot envoie à Pennylane ce qu’il faut pour facturer, et Pennylane renvoie à HubSpot où en est la facture.

De HubSpot vers Pennylane

• Devis Pennylane, créés depuis HubSpot à partir de vos produits HubSpot : le commercial prépare le devis sans quitter HubSpot, avec le catalogue produits du CRM.
• Factures, à partir d’un devis Pennylane ou des lignes de produits d’une transaction : le commercial lance la facture sans quitter HubSpot.
• Abonnements (factures récurrentes) : les contrats récurrents sont facturés automatiquement chaque mois.
• Clients, à partir des contacts et des entreprises : plus de ressaisie de raison sociale ni d’adresse de facturation.

De Pennylane vers HubSpot

• Statut de chaque facture et de chaque abonnement : le commercial voit si son client a payé, directement sur la transaction.
• Totaux HT facturé, payé, en retard et en brouillon : le chiffre d’affaires réel remonte au même endroit que le pipeline.

Quelques fonctions pratiques au quotidien :

• Associer chaque facture Pennylane à la transaction HubSpot correspondante, et chaque client Pennylane à son contact ou à son entreprise HubSpot.
• Convertir un devis Pennylane en facture depuis HubSpot.
• Envoyer une facture finalisée par e-mail depuis HubSpot. C’est Pennylane qui envoie l’e-mail au client.
• Faire correspondre les champs des deux outils, y compris vos propriétés personnalisées HubSpot (un numéro de bon de commande, un code analytique, un centre de coût…).

Enfin, Pennylane propose en version bêta, sur demande auprès de son support, d’utiliser les données de facturation dans les rapports et les workflows HubSpot. C’est cette brique qui permet de piloter le revenu encaissé, et pas seulement le revenu signé.

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Ce que ça fait gagner

Du temps, à chaque vente. La facture part des informations déjà saisies dans la transaction : client, produits, quantités, prix, remises. Personne ne recopie quoi que ce soit d’un outil à l’autre.

Moins d’erreurs de facturation. Une seule saisie, c’est une seule source d’erreur possible au lieu de deux. Plus de mauvais taux de TVA recopié, de remise oubliée ou d’adresse de facturation obsolète.

Une facturation plus rapide, donc un encaissement plus rapide. Le délai entre la signature et la facture se réduit, puisque le commercial n’attend plus que la compta ait le temps de s’en occuper. Les abonnements, eux, se facturent seuls.

Des commerciaux mieux informés. Avant de relancer un client pour une extension de contrat, le commercial voit dans HubSpot s’il a des factures en retard. Il évite ainsi la proposition commerciale mal venue.

Une compta qui ne court plus après l’information. Les équipes financières reçoivent des données complètes et structurées, sans avoir à demander chaque mois la liste des contrats signés.

Un pilotage sur le revenu réel. En faisant remonter le facturé et l’encaissé dans HubSpot, vous pouvez suivre dans vos tableaux de bord le chiffre d’affaires réellement encaissé à côté du pipeline. C’est ce qu’on met en place dans nos dashboards et reporting HubSpot.

Comment mettre en place l’intégration Pennylane sur HubSpot

La connexion technique prend quelques minutes. Ce qui demande de la réflexion, c’est tout ce qui se passe avant et après. Voici les grandes étapes.

1. Préparer HubSpot. La facture reprend ce qui se trouve dans la transaction : il faut donc une bibliothèque de produits propre (noms, prix, taux de TVA), des fiches entreprises complètes (raison sociale, adresse, SIREN) et des étapes de pipeline claires. Une base mal tenue donnera des factures fausses, plus vite : c’est le moment d’un nettoyage de votre base HubSpot.
2. Connecter les deux outils. La connexion se lance depuis Pennylane, dans les paramètres de l’entreprise, rubrique Connectivité. On autorise ensuite l’accès au compte HubSpot.
3. Choisir ce qui se synchronise. On active la facturation depuis le CRM, l’association des devis Pennylane aux transactions, et on fait correspondre les champs HubSpot avec ceux de Pennylane, y compris les champs personnalisés.
4. Laisser l’initialisation se faire. La première collecte des données peut prendre jusqu’à 48 heures. Pennylane envoie un e-mail quand c’est terminé.
5. Tester sur quelques transactions. Un devis, une facture, un abonnement, un client existant et un nouveau client : on vérifie que tout arrive au bon endroit avant de généraliser.
6. Définir le process et former les équipes. Qui déclenche la facture, à quelle étape du pipeline, qui la valide avant envoi, et que fait le commercial quand une facture passe en retard. Sans règle claire, chacun fait à sa façon.

L’étape 1 et l’étape 6 sont celles qu’on voit le plus souvent négligées. Ce sont pourtant elles qui déterminent si la synchronisation fait réellement gagner du temps, ou si elle déplace simplement les erreurs d’un outil à l’autre.

Aller plus loin : les cas spécifiques avec les API HubSpot et Pennylane

Le connecteur natif couvre le cas le plus courant : une transaction signée devient une facture ou un abonnement. Dès que votre façon de facturer sort de ce cadre, il atteint ses limites. C’est là qu’interviennent les API : HubSpot et Pennylane exposent chacun une API publique (documentation de l’API Pennylane), qui permet de construire des échanges sur mesure entre les deux outils.

Quelques exemples de besoins qu’on rencontre et qui demandent d’aller au-delà du connecteur standard :

• Les échéanciers et acomptes. 30 % à la signature, 40 % au lancement, 30 % à la livraison : chaque facture se déclenche quand le projet franchit l’étape correspondante dans HubSpot.
• La facturation à l’usage. Le montant dépend d’une consommation (utilisateurs actifs, volumes, heures) suivie dans HubSpot ou dans votre produit, et la facture est calculée puis créée automatiquement.
• Plusieurs entités juridiques. Un groupe avec plusieurs sociétés, chacune avec son propre espace Pennylane : chaque facture part vers la bonne société selon la business unit ou le produit vendu.
• Des données financières plus riches dans HubSpot. Encours client, date du dernier paiement, nombre de retards : ces informations deviennent des propriétés HubSpot exploitables dans vos listes, votre scoring et vos workflows.
• Des alertes et des actions automatiques. Une facture en retard de plus de 15 jours crée une tâche pour le commercial ou un ticket pour l’équipe customer success. Un client avec des impayés est exclu des campagnes d’upsell. C’est le rôle de nos automatisations HubSpot.
• Une mise en forme de facture particulière, quand vous avez besoin de colonnes ou de mentions que le connecteur standard ne gère pas.

Ces développements se conçoivent au cas par cas : on part de votre process de facturation réel, on vérifie ce que les API des deux outils permettent, puis on construit uniquement ce qui manque au connecteur natif. Pour voir ce que ça donne sur d’autres outils de votre stack, consultez notre page intégrations HubSpot.

Facture électronique : le bon moment pour connecter vos outils

La réforme de la facturation électronique change la donne pour les entreprises qui facturent depuis leur CRM. Selon le guide de Pennylane sur la réforme :

• 1er septembre 2026 : toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques via une Plateforme Agréée. Les grandes entreprises et les ETI doivent aussi les émettre et faire l’e-reporting.
• 1er septembre 2027 : l’émission et l’e-reporting deviennent obligatoires pour les PME, les TPE et les micro-entreprises.

Une facture B2B devra passer par une Plateforme Agréée, dans un format structuré (Factur-X, UBL ou CII). Un simple PDF envoyé par e-mail ne sera plus conforme. Pennylane est une Plateforme Agréée.

Concrètement, si vos factures partent de HubSpot et sont émises par Pennylane, le circuit est déjà le bon : la facture est créée à partir de vos données CRM, puis transmise par la plateforme. Les PME ont jusqu’en septembre 2027 pour l’émission, mais c’est maintenant qu’il faut fiabiliser les données qui alimentent les factures, notamment les nouvelles mentions obligatoires comme le SIREN du client.

Comment Kops vous accompagne

Chez Kops, on paramètre la synchronisation entre HubSpot et Pennylane de bout en bout, et on développe les cas spécifiques quand le connecteur natif ne suffit pas.

• Audit de l’existant : votre process de facturation actuel, la qualité de vos produits et de vos fiches entreprises dans HubSpot, ce qui bloque aujourd’hui.
• Préparation de HubSpot : bibliothèque de produits, propriétés de facturation, étapes du pipeline, champs obligatoires avant facturation.
• Paramétrage de la synchronisation : connexion, correspondance des champs, règles de déclenchement des factures et des abonnements, tests.
• Développements sur mesure via les API : échéanciers, facturation à l’usage, multi-entités, alertes sur les retards de paiement.
• Reporting : le facturé et l’encaissé dans vos dashboards HubSpot, à côté du pipeline.
• Formation des équipes commerciales et financières au nouveau process.

Vous facturez encore à la main à partir de HubSpot, ou votre synchronisation actuelle ne couvre pas tous vos cas ? Prenez rendez-vous avec un expert Kops pour en parler.

Questions fréquentes sur l’intégration HubSpot et Pennylane

L’intégration entre HubSpot et Pennylane est-elle payante ?

Le connecteur lui-même n’est pas facturé en plus, mais il demande un abonnement Pennylane Essentiel ou supérieur. Côté HubSpot, notre guide des tarifs HubSpot fait le point sur le nouveau modèle.

Faut-il un développeur pour connecter HubSpot et Pennylane ?

Non, pas pour le fonctionnement standard : le connecteur s’installe sans code. Un développement via les API n’est utile que pour les cas spécifiques (échéanciers, facturation à l’usage, multi-entités, données financières avancées).

Combien de temps faut-il pour que la synchronisation fonctionne ?

La connexion se fait en quelques minutes, puis l’initialisation des données peut prendre jusqu’à 48 heures. Comptez en plus le temps de préparation de HubSpot et de test, qui dépend de l’état de votre base.

Peut-on voir dans HubSpot si un client a payé ?

Oui. Le statut de chaque facture et de chaque abonnement Pennylane remonte dans HubSpot, ainsi que les totaux HT facturé, payé et en retard.

Peut-on associer à HubSpot des factures créées directement dans Pennylane ?

Oui, les factures de vente créées dans Pennylane peuvent être associées à des transactions HubSpot. Ce n’est en revanche pas possible pour les factures importées dans Pennylane depuis un autre outil.

Peut-on gérer des abonnements et des factures récurrentes ?

Oui. Un abonnement Pennylane peut être créé à partir d’un devis Pennylane ou des lignes de produits d’une transaction HubSpot, puis suivi depuis HubSpot.

HubSpot et Pennylane permettent-ils de respecter la réforme de la facture électronique ?

Pennylane est une Plateforme Agréée : les factures qu’il émet, y compris celles créées depuis HubSpot, passent par le circuit prévu par la réforme. Il reste à vous assurer que les données de vos fiches clients sont complètes, notamment le SIREN.

Sources

• Connecter HubSpot à Pennylane, centre d’aide Pennylane, mis à jour le 1er août 2025
• Facturation électronique : la réforme expliquée en 10 points, Pennylane, mis à jour le 7 août 2026
• Documentation de l’API Pennylane