Intégration Aircall et HubSpot : configuration et usages

Un prospect rappelle. Le commercial décroche sans savoir qui est au bout du fil, ni où en est la transaction. Après l’appel, il doit penser à noter l’échange dans HubSpot. Une fois sur deux, il ne le fait pas. Résultat : un historique client incomplet, des relances oubliées et un reporting d’activité qui ne reflète pas la réalité.

La téléphonie est souvent le canal le moins bien relié au CRM, alors que c’est celui où se jouent les échanges les plus décisifs. Aircall et HubSpot se connectent nativement pour régler ce problème.

Dans cet article, on voit ce que l’intégration synchronise réellement, comment l’installer et la configurer, comment l’utiliser au quotidien, et comment aller plus loin avec les workflows HubSpot. Kops est partenaire Aircall : on s’appuie sur la documentation officielle et sur ce qu’on observe en déploiement.

Peut-on connecter Aircall et HubSpot ?

Oui. L’intégration est native, sans code, et disponible sur la marketplace HubSpot comme depuis le tableau de bord Aircall. Elle est incluse dans tous les forfaits Aircall, dès Essentials (grille tarifaire Aircall).

Trois prérequis, à vérifier avant l’installation (centre d’aide Aircall) :

• Des droits administrateur dans Aircall et dans HubSpot pour la personne qui installe.
• La même adresse e-mail pour le compte Aircall et le compte HubSpot de chaque utilisateur. C’est ce qui permet d’attribuer chaque appel au bon commercial dans HubSpot.
• Des numéros de téléphone bien formatés dans HubSpot, idéalement au format international (+33…). La synchronisation des contacts vers Aircall exige le format E.164 dans le champ « Numéro de téléphone ».

Le deuxième point est le plus souvent négligé. Si un commercial utilise une adresse différente dans les deux outils, ses appels seront bien enregistrés, mais attribués au propriétaire du contact plutôt qu’à lui.

Ce que l’intégration Aircall HubSpot permet concrètement

Chaque appel enregistré automatiquement dans HubSpot

Chaque appel passé ou reçu sur un numéro Aircall connecté crée une activité d’appel dans HubSpot, sur la fiche du contact (ou de l’entreprise si aucun contact ne correspond). Les SMS aussi. Sans aucune saisie du commercial, l’activité contient :

• le sens de l’appel et son résultat (connecté, pas de réponse, occupé, mauvais numéro, message vocal laissé) ;
• la durée ;
• un lien vers l’enregistrement ou le message vocal ;
• les notes et les tags ajoutés dans Aircall pendant ou après l’appel ;
• les transferts et réattributions entre agents ;
• avec l’IA d’Aircall, le résumé de l’appel, les sujets clés, les actions à mener, le sentiment du client et le ratio de parole.

L’appel est attribué à l’utilisateur qui l’a passé ou décroché, grâce à l’adresse e-mail commune. Les numéros inconnus peuvent créer automatiquement un nouveau contact dans HubSpot (option à activer).

Le contexte client avant de décrocher

Quand le téléphone sonne, Aircall affiche une Insight Card avec les données HubSpot de l’appelant : nom, entreprise, e-mail, propriétaire, date du dernier contact. Si le contact a une transaction en cours, la carte montre aussi son montant, son étape et son pipeline. Même chose pour un ticket ouvert. Le commercial sait qui l’appelle et pourquoi, avant même de dire bonjour.

Appeler en un clic depuis HubSpot

Avec l’extension navigateur d’Aircall, un clic sur un numéro dans HubSpot lance l’appel dans Aircall (click-to-dial). Sur le forfait Professional, le Power Dialer permet d’enchaîner jusqu’à 1 000 numéros à la suite, avec un temps entre chaque appel pour ajouter notes et tags.

Des tickets créés à partir des appels

Pour le support, Aircall peut créer ou mettre à jour un ticket HubSpot à chaque appel ou SMS. On choisit le pipeline et l’étape, type d’appel par type d’appel : un appel manqué avec message vocal peut ouvrir un ticket, un appel sortant ne rien créer.

Des propriétés pour automatiser

À l’installation, Aircall crée quatre propriétés de contact dans HubSpot, mises à jour à chaque appel : l’horodatage du dernier appel, son résultat, le dernier numéro Aircall utilisé et les derniers tags. Ce sont elles qui permettent de déclencher des workflows après un appel.

Ce que ça fait gagner

Plus aucune saisie après un appel. L’activité, sa durée, son résultat et l’enregistrement arrivent seuls dans HubSpot. Le commercial n’a plus qu’à ajouter une note s’il le souhaite, directement dans Aircall.

Un historique client complet. Les appels rejoignent les e-mails, les réunions et les notes sur la même fiche. Quand un collègue reprend un compte, il a tout le contexte, y compris l’enregistrement des derniers échanges.

De meilleures conversations. Avec l’Insight Card, le commercial connaît la transaction en cours ou le ticket ouvert avant de décrocher. Il ne fait plus répéter au client ce qu’il a déjà dit.

Moins de leads oubliés. Un appel manqué peut déclencher une tâche de rappel ou un e-mail de suivi, sans que personne n’ait à y penser.

Un reporting d’activité fiable. Les appels étant enregistrés systématiquement, vos rapports HubSpot reflètent la réalité : nombre d’appels par commercial, taux de joignabilité, appels par étape du pipeline. C’est ce qu’on construit dans nos dashboards et reporting HubSpot.

Comment installer et configurer l’intégration

L’installation, en quelques minutes

1. Dans le tableau de bord Aircall, ouvrez Intégrations, recherchez HubSpot et cliquez sur Installer l’application.
2. Autorisez l’accès, puis choisissez les numéros Aircall à connecter. Seuls les appels des numéros connectés seront enregistrés dans HubSpot.
3. Connectez-vous à HubSpot, choisissez le compte et validez la connexion de l’application.
4. Lancez un appel test pour vérifier que l’activité remonte bien dans HubSpot.

La configuration, c’est là que tout se joue

Une fois installée, l’intégration se règle depuis le tableau de bord Aircall (guide de configuration). Les choix à faire :

• Le résultat de chaque type d’appel : par exemple, un appel sortant non répondu est enregistré « Pas de réponse ». Vous pouvez aussi associer des tags Aircall à vos résultats d’appel HubSpot personnalisés.
• La création de tickets : dans quel pipeline et à quelle étape, pour quels types d’appels et de SMS.
• La création automatique de contacts pour les numéros inconnus. Pratique, mais ces contacts arrivent nommés « Aircall nouveau contact » : prévoyez qui les complète.
• Le propriétaire par défaut quand aucun propriétaire n’est trouvé.
• Les horaires : enregistrer tous les appels, ou seulement ceux passés pendant les heures d’ouverture du numéro.
• Les éléments à ajouter dans la note d’appel : résumé IA, sentiment, temps d’attente, motif de l’appel manqué, choix dans le SVI…

Au quotidien, pour les équipes

• Appeler : un clic sur un numéro dans HubSpot lance l’appel dans Aircall, via l’extension navigateur. Attention, le click-to-dial ne fonctionne pas depuis l’application mobile HubSpot.
• Pendant l’appel : l’Insight Card affiche le contexte HubSpot. Le commercial ajoute ses notes et ses tags dans Aircall.
• Après l’appel : rien à faire, tout est déjà dans HubSpot. Les tags servent ensuite à trier les appels et à déclencher les workflows.

Deux pièges à connaître :

• Un appel sortant qui tombe sur une messagerie vocale est compté comme « connecté ». Si ce chiffre compte pour vous, demandez à vos commerciaux d’utiliser un tag « messagerie » associé au bon résultat.
• Si deux contacts partagent le même numéro, l’appel est enregistré sur la fiche modifiée le plus récemment. Une base dédoublonnée évite ces erreurs : c’est l’objet de notre nettoyage de base HubSpot.

Aller plus loin : workflows, scoring et API

Automatiser l’après-appel avec les workflows HubSpot

Les quatre propriétés créées par Aircall (horodatage, résultat, numéro et tags du dernier appel) servent de déclencheurs à des workflows de contact (documentation Aircall). Pensez à activer la réinscription pour que le workflow se relance à chaque nouvel appel. Quelques exemples qu’on met en place :

• Résultat « Pas de réponse » sur un lead : une tâche de rappel pour le lendemain, ou un e-mail avec un lien de prise de rendez-vous.
• Tag « Démo à planifier » : création d’une transaction à la bonne étape du pipeline et d’une tâche pour le commercial.
• Tag « Pas intéressé » : mise à jour du statut du lead et sortie des séquences en cours.
• Appel reçu sur le numéro du support : création ou mise à jour d’un ticket, assigné à l’équipe support.
• Aucun appel depuis 60 jours sur un compte clé : alerte au propriétaire du compte, à partir de l’horodatage du dernier appel.

Les tags sont la clé : un petit nombre de tags clairs, imposés à toute l’équipe, rend tout le reste automatisable. Sur le forfait Professional, Aircall permet même de rendre les tags obligatoires après chaque appel. C’est le travail de nos automatisations HubSpot.

Nourrir le lead scoring

Le résultat et les tags du dernier appel peuvent entrer dans votre lead scoring HubSpot : un prospect joint et tagué « Projet à 3 mois » gagne des points, un numéro tagué « Mauvais contact » en perd.

Router les appels selon les données du CRM

Sur le forfait Professional, le routage intelligent d’Aircall dirige un appel entrant vers le bon agent à partir des données du CRM, par exemple le propriétaire du compte. Le client tombe directement sur son interlocuteur habituel.

Les cas spécifiques, avec l’API

Aircall propose une API et des webhooks dans tous ses forfaits, et HubSpot a sa propre API. On les utilise quand l’intégration native ne couvre pas le besoin :

• enregistrer les appels sur des objets personnalisés HubSpot (un contrat, un dossier, un chantier) ;
• remonter des données d’appel absentes des propriétés par défaut, comme la durée, dans des propriétés de transaction : nombre d’appels sur un deal, temps passé au téléphone par opportunité ;
• alimenter un tableau de bord ou un outil de BI avec l’activité téléphonique, croisée avec les données de vente.

Pour d’autres outils de votre stack, voyez notre page intégrations HubSpot.

Aircall ou l’appel natif de HubSpot ?

HubSpot propose aussi sa propre fonction d’appel, avec des numéros fournis par HubSpot (numéros français locaux et nationaux). Pour une équipe française, elle a des limites importantes (documentation HubSpot, mise à jour en septembre 2026) :

• Les numéros mobiles 06 et 07 ne sont plus utilisables. Les appels sortants depuis un numéro en +336 ou +337 ne sont plus pris en charge, et HubSpot n’accepte plus d’enregistrer de nouveaux numéros mobiles français. La réglementation française réserve ces numéros à un usage personnel : les appels professionnels doivent passer par des numéros 09.
• On ne peut donc pas appeler depuis HubSpot avec son numéro mobile habituel. Il faut un numéro fixe ou national, fourni par HubSpot, ou passer par un partenaire de téléphonie comme Aircall.
• Chaque utilisateur doit avoir un siège Sales Hub ou Service Hub pour appeler depuis HubSpot.

La vraie question, c’est le besoin. L’appel natif de HubSpot sert à appeler depuis le CRM. Aircall est un système de téléphonie d’entreprise complet, qui inclut notamment :

• un serveur vocal interactif (SVI), des files d’attente, des groupes de sonnerie et des règles de routage selon les horaires ;
• des lignes partagées et une boîte de réception d’appels commune à l’équipe ;
• des applications ordinateur, iOS et Android, pour appeler avec son numéro professionnel où que l’on soit ;
• la supervision en direct et le coaching pendant les appels (forfait Professional) ;
• les SMS, et WhatsApp en module complémentaire.

Si votre équipe passe surtout quelques appels sortants depuis HubSpot, l’appel natif peut suffire. Si le téléphone est un canal central, pour la vente comme pour le support, avec un standard, plusieurs équipes et des appels entrants, Aircall est l’outil adapté.

Kops, partenaire Aircall et HubSpot Platinum

Connecter les deux outils prend quelques minutes. Ce qui fait la différence, c’est le paramétrage et le process autour. En tant que partenaire Aircall et partenaire HubSpot Platinum, on prend en charge le projet de bout en bout :

• Cadrage : vos flux d’appels entrants et sortants, vos équipes, ce qui doit remonter dans HubSpot et sous quelle forme.
• Préparation de HubSpot : formatage des numéros, dédoublonnage des contacts, adresses e-mail des utilisateurs alignées entre les deux outils.
• Paramétrage de l’intégration : numéros connectés, résultats d’appel, correspondance des tags, création de tickets, propriétaires par défaut.
• Plan de tags et workflows : une nomenclature simple, et les automatisations d’après-appel qui vont avec.
• Reporting : l’activité téléphonique dans vos dashboards HubSpot, par commercial et par étape du pipeline.
• Formation des équipes commerciales et support.

Vous démarrez avec Aircall, ou votre intégration actuelle ne remonte pas les bonnes informations ? Prenez rendez-vous avec un expert Kops.

Vous connectez aussi votre facturation ? Lisez notre article sur l’intégration Pennylane et HubSpot.

Questions fréquentes sur l’intégration Aircall et HubSpot

L’intégration Aircall HubSpot est-elle payante ?

Non, elle est incluse dans tous les forfaits Aircall. Aircall démarre à 30 € par licence et par mois (forfait Essentials, paiement annuel, 3 licences minimum) ; le Power Dialer, le routage intelligent et les résumés d’appel par l’IA nécessitent le forfait Professional, à 50 € par licence et par mois.

Faut-il un abonnement HubSpot payant ?

L’intégration se connecte au CRM HubSpot. En revanche, les workflows qui automatisent l’après-appel nécessitent un plan HubSpot qui inclut les workflows ; notre guide des tarifs HubSpot fait le point sur le nouveau modèle.

Les appels sont-ils enregistrés automatiquement dans HubSpot ?

Oui, tous les appels des numéros Aircall connectés à l’intégration, avec leur durée, leur résultat, les notes, les tags et le lien vers l’enregistrement. Les appels passés pendant une désactivation de l’intégration ne sont pas récupérés ensuite.

Pourquoi un appel ne s’est-il pas enregistré sur la bonne fiche ?

Le plus souvent pour une de ces raisons : le numéro n’est pas au bon format dans HubSpot, deux contacts partagent le même numéro (l’appel va sur la fiche modifiée le plus récemment), ou l’utilisateur n’a pas la même adresse e-mail dans Aircall et HubSpot.

Peut-on appeler depuis HubSpot en un clic ?

Oui, avec l’extension navigateur d’Aircall. Le click-to-dial ne fonctionne pas depuis l’application mobile HubSpot ; sur mobile, on appelle depuis l’application Aircall.

Peut-on écouter les enregistrements depuis HubSpot ?

Oui, chaque activité d’appel contient un lien vers l’enregistrement. Pensez à informer vos interlocuteurs que l’appel est enregistré.

Que se passe-t-il si on arrête Aircall ?

Les activités d’appel restent dans HubSpot. En revanche, si le compte Aircall est supprimé, les liens vers les enregistrements ne fonctionnent plus.

Sources

• Intégration HubSpot, Aircall
• Installer votre intégration HubSpot, centre d’aide Aircall
• Comment configurer l’intégration HubSpot, centre d’aide Aircall
• Fonctionnement de l’intégration HubSpot, centre d’aide Aircall
• Workflows HubSpot et propriétés personnalisées, centre d’aide Aircall
• Tarifs Aircall, consultés en octobre 2026
• Calling supported countries and phone number availability, HubSpot, mis à jour le 14 septembre 2026